みなさん、いただいた名刺やレシート、書類や資料など、どうしていますか？ 私は以前から「ScanSnap」というスキャナーを使って、ガシガシとデータ化、「Dropbox」や「Evernote」などのクラウドサービス上に保存して、いつでもどこでも情報を引き出せるようにしています。
ScanSnapはこの連載でも以前ご紹介させていただいたのですが、先日新製品が発売されたので、我が家のScanSnapも最新機種に更新です。こちらがその新製品「ScanSnap iX1500」。
真っ白なデザインは我が家のインテリアにマッチしてくれて、デスクの上に置いておいても、違和感なし！なのも嬉しい。
ScanSnapの特徴は、家電のように誰にでも簡単に使える！というところ。スキャナーなんて、どれもボタン一つ押すだけで、PDFや画像にしてくれるじゃない……とお思いのあなた、ScanSnapは「もうちょっとこうだったらいいのにな」という要求に答えてくれる便利で賢い機能が満載なのです。
まず、上蓋をあけるだけで、電源がONになりいつでもスキャンができる状態に（事前にPCの専用ソフトから設定が必要です）。iX1500にはタッチパネルがついていて、こちらから直感的な操作ができるようになっています。
ここには「どんなものをスキャンするのか」そして「読み込んだあと、どういった処理をするのか」というようなことを、用途別にアイコンとして登録しておけます。私の場合はこんな感じ。
名刺は「Eight」で管理しているので、Eightに保存。領収書はクラウド会計の「freee」に保存。そして病院にかかった際の医療費の領収書や明細はDropboxの専用フォルダに。その他の書類は全てDropbox上のフォルダにまとめて保存されるように設定しています。
スキャンするときは、任意のアイコンをタッチして、Scanボタンを押すだけ。
あとは、ScanSnapが自動で、設定した場所にスキャンしたファイルを保存してくれちゃいます。
そして、すごく便利なのが、ユーザーごとにアイコンを分けて使うことができること。
ファイルの保存先を分けられるので、家族やチームメイトとの共有も簡単です。
我が家のScanSnapは夫と共有しているので、オレンジのアイコンは私の、緑のアイコンは夫が設定したもの。
先程は職場にいる夫から「○×の書類が家にあったはずだから、スキャンして送って欲しい」と連絡があったので、夫が設定したアイコンをタッチして、スキャン。そのアイコンには「書類を（夫の）『Google ドライブ』に保存する」という設定が保存されているので、一瞬で送信完了！ 便利すぎる〜。
立ち上がりも早いので、最近は外出から戻ったら、その日いただいた領収書や名刺をサクッとスキャンすることがルーティーンになりつつあります。
他にも賢い機能がたくさんあって、読み込んだファイルには書かれている内容から判断して自動でファイル名をつけてくれたり、文章の原稿は自動で文字を認識・記憶してくれるので、全文検索が可能になっていたり……本当にかゆいところに手が届きすぎるスキャナーです。賢すぎる……。
ご家庭だけでなく、紙の書類があふれがちなスモールオフィスにも。おすすめです！
ファッションデザインを学んだのち、海外ラグジュアリーブランドのPRなどを経て、2013年に独立。クリエイティブ・コンサルタントとして国内外の企業、ブランドのプロモーション企画／ディレクションに関わる。
また自身でのクリエイティブ制作にも注力しており、フォトグラファー、動画クリエイター、コラムニスト、モデルとしての一面も併せ持つ。強い服と少し先の未来を垣間見られるデジタルプロダクトが好き。
